Avdelinger

Under system innstillinger og avdelinger i isave.DIALOG kan man legge inn avdelinger for firmaet. Avdelinger kan for eksempel brukes til tilgangsstyring og/eller til å legge inn info som kan hentes opp automatisk til trykksaker osv.

Avdelinger kan legges inn både manuelt og via import av excel-fil.

1. Klikk på system-ikonet.
2. Klikk inn på ”avdelinger”.

Klikk inn på avdelinger

Merk! Bare administratorer av isave.DIALOG har tilgang til avdelinger.

Hvordan legge inn en avdeling manuelt
1. Trykk på det grønne pluss-ikonet.
2. Skriv inn navnet på avdelingen.
3. Trykk opprett.

Legg inn avdeling manuel

På høyre side kommer det å opp en del felter hvor man kan fylle inn info om avdelingen. Fyll inn nødvendig informasjon.

Standardfelter for avdeling
Feltene til venstre er standard felter, mens feltene til høyre er felter man selv kan legge inn. Les mer om dette lenger ned i denne artikkelen. Her kommer en forklaring på hver av standard feltene for en avdeling:

Standardfelter for en avdeling

Name: Avdelingens navn. Verdien kan senere brukes i maler gjennom databasen spesifikasjoner – Group og ved å bruke variabelen (##GROUP_GROUPNAME##).

ExtGroupNumber: Brukes til å registrere for eksempel et eget kundenummer fra et CRM system eller et annet kundehåndteringssystem.

Reg number: For eksempel VAT registrerings nummer.

Phone: Avdelingens telefonnummer. Verdien kan senere brukes i maler gjennom databasen spesifikasjoner – Group og ved å bruke variabelen (##GROUP_PHONE##).

Fax: Avdelingens faksnummer. Verdien kan senere brukes i maler gjennom databasen spesifikasjoner – Group og ved å bruke variabelen (##GROUP_FAX##).

Address: Avdelingens adresse. Verdien kan senere brukes i maler gjennom databasen spesifikasjoner – Group og ved å bruke variabelen (##GROUP_ADDRESS##).

City: Avdelingens poststed. Verdien kan senere brukes i maler gjennom databasen spesifikasjoner – Group og ved å bruke variabelen (##GROUP_CITY##).

Postcode: Avdelingens postkode. Verdien kan senere brukes i maler gjennom databasen spesifikasjoner – Group og ved å bruke variabelen (##GROUP_ZIP##).

Postal address: Avdelingens postboksadresse. Verdien kan senere brukes i maler gjennom databasen spesifikasjoner – Group og ved å bruke variabelen (##GROUP_POSTALADDRESS##).

Postal city: Avdelingens postbokssted. Verdien kan senere brukes i maler gjennom databasen spesifikasjoner – Group og ved å bruke variabelen (##GROUP_POSTALCITY##).

Post code: Avdelingens postbokskode. Verdien kan senere brukes i maler gjennom databasen spesifikasjoner – Group og ved å bruke variabelen (##GROUP_POSTALZIP##).

Email: Avdelingens epostadresse. Verdien kan senere brukes i maler gjennom databasen spesifikasjoner – Group og ved å bruke variabelen (##GROUP_EMAIL##).

Ordercopy: Brukes til å registrere en eller flere epostadresser. For eksempel (post@domain.com;epost2@doamin.com). En kopi av alle ordre vil bli sendt til epostadressene registrert i dette feltet.

Homepage: Avdelingens hjemmeside. Verdien kan senere brukes i maler gjennom databasen spesifikasjoner – Group og ved å bruke variabelen (##GROUP_HOMEPAGE##).

Legge til egne felter for avdeling
Under system – spesifikasjoner kan man på ”group” legge til egne spesifikasjonesfelter på gruppen. Disse vil da dukke opp på høyre side. Les mer om hvordan man legger inn spesifikasjonsfelter.

Spsifikasjonsfelter på avdeling

Legge til avdelinger med csv-fil
1. Gå inn på system og avdeling.
2. Trykk på ”download example file” for å laste ned en mal. Det er viktig at alle custom felter er laget før man laster ned denne ellers vil de ikke følge med i malen.

Last ned CSV eksempelfil

3. Åpne filen i Excel.

Åpne CSV i Excel

4. Legg inn data i dokumentet og lagre som .csv (ANSI format).

Legg inn data i CSV-filen

5. Velg ”save as” – other formats.

Lagre CSV-filen som "other formats"

6. Velg et filnavn og velg CSV (Comma delimited)(*.csv) og trykk ”save”.

Lag navn på filen og velg CSV

7. Dersom du har en backup av excel filen, velg ja til å endre format. Lagre altså alltid et dokument som excel-format først.

Melding som dukker opp i excel ved lagring

8. Last opp csv filen i isave.DIALOG ved å klikke på ”upload CSV file for import”.

Last opp CSV-fil

9. Dersom du ikke har redigert header navnene skal alle felter automatisk kobles mot riktig felt i isave.DIALOG.

Koble spesifikasjonsfelter med feltene i CSV-filen

10. Dersom dette er en oppdatering, huk av ”update records with match on” og velg hva som skal matches. Slik unngår man duplikater.

Huk av "Update records with match on" for å unngå duplikater

Trenger du hjelp med oppsett av avdelinger, ta kontakt med oss i Isave AS, så hjelper vi deg gjerne!

Relaterte lenker:
Demografisk data – avdeling/gruppe og bedrift
Personer/brukere
Spesifikasjonsfelter

Rate This Article

(43 out of 73 people found this article helpful)

Leave A Comment?