For å unngå å få duplikater av kontakter i isave.DIALOG kan det være smart å rydde excel listene før de legges inn. I tillegg har isave.DIALOG en funksjon som skal unngå at man laster inn kontakter som allerede ligger inne som duplikater.

Dersom duplikater skulle oppstå i kontaktlister kan man unngå å sende dobbelt opp av info til kontakten ved å slette duplikater direkte i utsendelsen.

Slette duplikater i utsendelse
1. Klikk på ”send” fanen på isave.EDM for å sende et nyhetsbrev.
2. Under ”recipients” velger man kontaktliste for utsendelsen.
3. Huk av sjekkboksen ”remove duplicates” for å fjerne duplikater i listen.

Slette duplikater i Excel
1. Åpne Excel-filen.
2. Marker den kolonnen du ønsker at skal være ”unik”. Det mest vanlig er å da velge e-post kolonnen da man bare vil sende ut et nyhetsbrev til hver adresse.

3. Klikk på ”data”-fanen i topp-menyen.

4. Klikk på ”advanced”-knappen under ”filter” menyen.

5. En error-melding vil dukke opp, trykk OK.

6. Huk av ”Unique Records only” og trykk ”OK”.

7. Den filtrerte listen blir nå vist og duplikate rader er nå skjult.
8. Trykk ”CTRL + A” for å markere all teksten.
9. Høyreklikk og velg ”copy” fra menyen.

10. For å være sikker på at du har kopiert alt, klikk på ”home”-fanen og knappen ”clipboard” (edit, office clipboard in office 2003). Dette er valgfritt, men kan være nyttig for å verifisere at man har fått med seg alt når man kopierer.

11. Klikk på ”data”-fanen i toppmenyen igjen.

12. Klikk på ”filter”-knappen.

13. Når all data nå kommer inn igjen, kan man markere alt (CTRL + A) og klikke ”delete” på tastaturet eller høyreklikke og velge ”clear contents”.

14. For å sette inn teksten man kopierte tidligere, marker første rad/kolonne og velg ”paste”.

15. Nå har man en liste uten duplikater.

Unngå duplikater ved innlasting av excel-filer
1. Trykk på ”upload CSV file for import”. Les mer om å laste inn kontakter via CSV.
2. Huk av ”Update records with match on:”.
3. Velg mellom Email og ExtContactNumber.

Merk! Programmet vil lete etter samme epost eller extnummer som allerede er lagt inn på tidligere kontakter og dersom den finner match, vil den oppdatere kontakten i stedet for å opprette en helt ny kontakt.

Opplever du problemer med duplikater, ta kontakt med oss i Isave AS, så hjelper vi deg gjerne!

Relaterte lenker:
Hvordan bygge kontaktlister
Importere kontakter med CSV
Sende eDM